Como compartilhar arquivos no SharePoint

Oi, tudo bem? 😊  Vamos aprender juntos como compartilhar arquivos no SharePoint — com colegas da sua organização ou com pessoas de fora da organização! 🚀 

Neste post, você vai entender de forma clara: 

• Como compartilhar arquivos e pastas no SharePoint 

• Quais os tipos de permissão disponíveis 

• Como compartilhar com pessoas externas 

• Como remover o acesso quando não for mais necessário 

• Exemplos práticos de uso 

📂 Compartilhando arquivos com alguém (passo a passo rápido) 

1. Acesse a biblioteca de documentos do seu site no SharePoint. 

2. Encontre o arquivo ou pasta que deseja compartilhar. 

3. Clique nos três pontinhos ... e selecione Compartilhar. 

   

4. Digite o endereço de e-mail da pessoa. 

   
   

   

   
   

5. Escolha o tipo de permissão (edição, exibição etc.). 

6. (Opcional) Defina uma data de expiração para o link. 

7. Clique em Aplicar e Enviar. 

✅ Pronto! A pessoa receberá um e-mail com o link para acessar. 

🔐 Tipos de permissão disponíveis 

• Pode editar: A pessoa pode alterar, excluir, mover e até compartilhar o item. 

• Pode revisar: (Disponível apenas para arquivos Word). A pessoa pode sugerir alterações. 

• Pode exibir: A pessoa só pode visualizar o documento, sem editar ou comentar. 

• Não é possível baixar: A pessoa pode visualizar, mas não pode baixar o arquivo. 

Importante: Algumas opções podem estar desativadas conforme as políticas de segurança da sua organização. 

🌍 Compartilhamento com pessoas externas 

Se você precisa compartilhar com alguém fora da sua organização (como um fornecedor ou cliente), o processo é o mesmo: 

1. Clique em Compartilhar. 

2. Digite o e-mail externo (ex: cliente@contoso.com). 

3. O SharePoint mostrará um aviso de que o e-mail não pertence à sua organização. 

4. Escolha a permissão desejada e, se quiser, defina uma data de validade. 

5. Clique em Aplicar e Enviar. 

   
   

🔒 Dica: usuários externos só verão o que foi explicitamente compartilhado com eles. Eles não têm acesso à biblioteca inteira nem podem criar pastas. 

⚙️ Opções avançadas de link (caso precise ajustar) 

Se o seu site permitir links externos, você verá opções adicionais ao clicar no botão de engrenagem (⚙️) ou no tipo de link. Veja o que significa cada uma: 

• Pessoas da sua organização: restringe o acesso apenas a usuários com conta no seu ambiente Microsoft 365. 

• Pessoas com acesso existente: reenvia o link para quem já tem permissão (não muda as permissões atuais). 

• Pessoas específicas: ideal para segurança. Só as pessoas que você informar terão acesso, mesmo se alguém repassar o link. 

🔁 Exemplos de uso 

• Compartilhar uma pasta de documentos com um time interno para colaboração em um projeto. 

• Enviar um relatório em PDF para um cliente externo, permitindo apenas visualização. 

• Fornece acesso de edição para um parceiro revisar um contrato diretamente no Word Online. 

• Compartilhar um manual de uso com membros da organização sem permitir que baixem o conteúdo. 

❌ Como remover o acesso de alguém 

1. Localize o arquivo ou pasta compartilhada. 

2. Clique com o botão direito e selecione Gerenciar acesso. 

3. Na lista de pessoas com acesso, clique no ícone de lixeira ao lado do nome. 

4. Confirme a remoção. 

🔁 O link enviado anteriormente deixará de funcionar para aquela pessoa. 

🔒 Configurações Administrativas de Compartilhamento no SharePoint 

Além das opções que mostramos para usuários finais, o SharePoint Online oferece aos administradores uma série de configurações para controlar e restringir como os arquivos e sites podem ser compartilhados. 

Essas configurações são importantes para manter a segurança da informação e o compliance da organização. 

Onde configurar? 

As opções administrativas podem ser acessadas por administradores globais ou administradores do SharePoint via: 

Microsoft 365 Admin Center → Administração do SharePoint → Políticas → Compartilhamento 

Opção	O que faz	Exemplo prático
Nível de compartilhamento externo	Define se os sites podem ser compartilhados com usuários anônimos, autenticados ou apenas internos	Bloquear links anônimos em setores sensíveis como jurídico ou RH
Expiração de links de compartilhamento	Define um prazo máximo de validade para links compartilhados externamente	Garantir que acessos temporários expirem após 7 dias
Restrições de domínio	Permite permitir ou bloquear domínios específicos para compartilhamento externo	Permitir apenas domínios parceiros como @empresa-parceira.com
Revisar acessos compartilhados externamente	Permite revisar arquivos e sites que estão compartilhados com pessoas de fora da organização	Auditar documentos acessíveis por usuários externos
Desativar compartilhamento em bibliotecas específicas	Os administradores podem restringir compartilhamento em determinadas bibliotecas ou sites	Impedir o compartilhamento de documentos de um projeto sigiloso

Compartilhar arquivos no SharePoint é uma maneira prática e segura de colaborar com colegas e parceiros, dentro ou fora da sua organização. Com apenas alguns cliques, você controla quem pode visualizar, editar ou apenas revisar seus documentos — tudo com base nas políticas da empresa. 

Ao seguir as boas práticas que mostramos aqui, você garante uma colaboração eficiente, organizada e protegida. E lembre-se: sempre revise os acessos concedidos e remova permissões que não são mais necessárias. 

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